Está com dúvida sobre como organizar pastas de documentos da empresa? Então é só conferir este artigo que iremos dar algumas dicas para facilitar a sua vida.
Não há como negar que a organização de documentos é uma parte crucial dentro de uma empresa. Contudo, alguns gestores possuem dúvidas quanto a isso.
Por isso, nos tópicos seguintes, iremos falar um pouco mais sobre como organizar pastas de documentos da empresa.
Organizando pastas físicas
Organizar pastas físicas de documentos da empresa é fundamental para manter a organização e o controle dos arquivos.
Para isso, é necessário seguir alguns passos importantes que ajudarão a criar um sistema de arquivamento eficiente e fácil de usar.
Identificar categorias de documentos
O primeiro passo é identificar as categorias de documentos que a empresa possui. É interessante fazer uma triagem dos documentos e separá-los de acordo com a natureza de cada um.
Você pode separar os papéis por datas, temas, clientes, ou como preferir. Para isso, você pode criar uma tabela com as categorias de documentos que a empresa possui e o número de pastas que serão necessárias para cada uma, por exemplo:
| Categoria de documento | Número de pastas |
| Financeiro | 10 |
| Recursos humanos | 5 |
| Contratos | 8 |
| Fornecedores | 4 |
| Clientes | 12 |
Criar e rotular pastas
Em seguida, a dica é criar as pastas físicas para armazenar os documentos. É essencial utilizar pastas de qualidade, resistentes e com espaço suficiente para armazenar os documentos. Você pode optar por pastas de plástico ou pastas de papelão.
Após criar as pastas, não deixe de rotulá-las corretamente, para que você possa encontrar os documentos facilmente.
Mas, para rotular as pastas, você pode utilizar etiquetas com informações relevantes, como nome da categoria de documento, data de criação, número da pasta, entre outras.
É fundamental que as etiquetas sejam legíveis e estejam posicionadas de forma clara e visível.
Definir um sistema de arquivamento
Por fim, o próximo passo é definir um sistema de arquivamento que seja fácil de usar e que permita que você encontre os documentos rapidamente.
Uma boa opção é utilizar um sistema alfabético, onde as pastas são organizadas em ordem alfabética, de acordo com o nome da categoria de documento.
Outra opção é utilizar um sistema numérico, onde cada categoria de documento recebe um número e as pastas são organizadas de acordo com esse número.
O ideal é sempre escolher um sistema que seja fácil de entender e que seja consistente em toda a empresa.
Seguindo esses passos, você poderá organizar as pastas físicas de documentos da empresa de forma eficiente e fácil de usar.
Com um sistema de arquivamento bem estruturado e organizado, você poderá encontrar os documentos rapidamente e manter a empresa sempre em ordem.
Organizando pastas digitais
Organizar pastas digitais é uma tarefa fundamental para manter a eficiência e produtividade no ambiente de trabalho.
Nesse sentido, é interessante que você conheça as facilidades da UR Company: a empresa líder em soluções de certificação digital e eletrônica.
Com ela, você consegue manter todos os seus documentos organizados, tornando mais fácil encontrar o que você precisa, além de ser mais prático de compartilhar arquivos com colegas de trabalho.
Para organizar pastas digitais, siga as dicas abaixo.
Identificar categorias de documentos
Antes de criar pastas e subpastas, é essencial identificar as categorias de documentos que você precisa armazenar.
Por exemplo, se você trabalha em uma empresa de contabilidade, pode ter categorias como “Impostos”, “Folha de Pagamento”, “Contratos”, etc.
Identificar as categorias de documentos ajuda a criar uma estrutura clara para suas pastas e subpastas.
Criar pastas e subpastas
Depois de identificar as categorias de documentos, é hora de criar pastas e subpastas. Crie pastas principais para cada categoria de documento e, em seguida, crie subpastas para cada tipo de documento.
Por exemplo, na categoria “Impostos”, você pode criar subpastas para “Imposto de Renda”, “ICMS”, “ISS”, etc. Apenas tenha o cuidado de que suas pastas e subpastas tenham nomes claros e descritivos.
Padronizar nomes de arquivos
Uma vez que suas pastas e subpastas estão criadas, é necessário padronizar os nomes dos arquivos que você salva.
Use nomes descritivos que ajudem a identificar o conteúdo do arquivo. Por exemplo, em vez de nomear um arquivo como “Documento1”, nomeie-o como “Contrato de Prestação de Serviços – Cliente X – Data Y”. Isso tornará mais fácil encontrar o arquivo que você precisa.
Utilizar ferramentas de organização
Existem diversas ferramentas de organização que podem ajudar a manter suas pastas digitais organizadas.
Uma delas é o uso de softwares de gerenciamento de documentos, que permitem criar pastas e subpastas, além de permitir que você pesquise facilmente por arquivos.
Outra ferramenta útil é o uso de etiquetas, que permitem categorizar arquivos de acordo com suas necessidades.
Seguindo essas dicas, você poderá organizar suas pastas digitais de forma eficiente e manter seus documentos facilmente acessíveis.
Não esqueça de revisar suas pastas regularmente para garantir que elas continuem organizadas e atualizadas.
Garantindo a segurança dos documentos
Quando se trata da organização de pastas de documentos da empresa, a segurança é uma das principais preocupações.
Afinal, esses documentos muitas vezes contêm informações confidenciais e importantes para o funcionamento do negócio.
A seguir, vamos discutir algumas medidas que você pode tomar para garantir a segurança dos seus documentos.
Armazenar em local seguro
O primeiro passo para garantir a segurança dos seus documentos é armazená-los em um local seguro.
Sendo assim, procure escolher um local que seja protegido contra danos físicos, como incêndios e inundações, e que também seja seguro contra roubos e invasões.
Se você estiver trabalhando com documentos físicos, considere armazená-los em uma sala ou armário com fechadura.
Agora, caso esteja trabalhando com documentos digitais, procure ter a certeza de que eles estejam armazenados em um servidor seguro e protegido por senhas fortes.
Você também pode considerar o uso de criptografia para proteger seus documentos.
Realizar backups frequentes
Outra medida importante para garantir a segurança dos seus documentos é realizar backups de forma frequente.
Isso significa que você deve fazer cópias dos seus documentos e armazená-las em um local seguro, de preferência em um local diferente do original.
Em relação aos documentos físicos, considere fazer cópias e armazená-las em um local seguro, como um cofre ou uma caixa de segurança.
Já para os documentos digitais, veja se eles estão sendo salvos em um servidor seguro e que você esteja fazendo backups regularmente.
Controlar o acesso aos documentos
Por fim, é importante controlar o acesso aos seus documentos. Para isso, você deve limitar o acesso apenas às pessoas autorizadas e garantir que cada pessoa tenha acesso apenas aos documentos relevantes para o seu trabalho.
Para os documentos físicos, considere o uso de chaves ou senhas para limitar o acesso.
Agora, para os digitais, o ideal é que cada usuário tenha uma senha única e que você esteja usando um sistema de controle de acesso para limitar o acesso aos documentos.